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Interlibrary Loan and Document Delivery: GIF クイックガイド (日本語)

Guides to locating and requesting Japanese books and articles held elsewhere, including libraries in Japan.

GIFに関するクイックガイド

ILL/DD業務は、北米ではOCLC、日本ではNIIが提供するILLシステムを利用して行なわれています。それぞれ異なるシステムをISO ILLプロトコルによってリンクすることによって、日本-北米(アメリカ、カナダ)間のILL/DD業務も、通常利用しているILLシステムを通じて行えるようになりました。このページでは、日本-北米間でよりスムーズにILL/DDを行うために留意すべき点について解説していきます。

<更新履歴>

 
2015年6月 (更新) 文献複写を依頼した時は、メール添付かArticleExchangeで届きます。
2014年6月 (新規) Emailアドレスは住所欄[OADRS]の最後に追記してください。
2014年6月 (新規) 米ドル換算後、小数点以下の端数についてのお願い。
2013年12月 (新規) 郵送物の宛先には大学名および図書館名に加えて「Interlibrary Loan」又は「ILL」と明記してください。
2013年12月 (更新) 資料名を記入するフィールドをメッセージ用に使って下さい。
2013年11月 (新規) 博士論文の貸与/複写依頼について。
2013年11月 (新規) 書籍の複写依頼について、複写出来る量は資料全体の1/10程度が目安です。
2013年1月 (新規) 北米側へ文献複写を依頼する時は、メール添付かArticle Exchangeをリクエストすると依頼資料が早く届きます。
2013年1月 (新規) 複写・現物貸与は出来たが、IFM決済のためダミーリクエストを米側へ送らなければならないとき
2013年1月 (新規) 北米側図書館に依頼した/された資料についてメール等で連絡を取る時、自館のOCLCコードを記載すると便利です。
2013年1月 (新規) 北米側に依頼した/された資料について照会を行うとき、「ILL No.LA」で始まるナンバーを使ってはいけない理由。
2013年1月 (新規) 北米側図書館へ課金する時は、必ず金額をドル建てで行なってください。
2013年1月 (新規) OCLCの「4日間ルール(four days rule)」とUNFIL=other(27)について
2013年1月 (新規) リクエストが「UNFIL=other(27)」で謝絶されたのに、依頼した資料が届いてしまった。

 

  • 文献複写を依頼した時は、メール添付かArticleExchangeで届きます。UPDATED

最近ではOCLCが提供するArticleExhangeというオンライン・ストレージから依頼資料のファイルをダウンロード出来るようになりました。依頼フォームの[OADRS]欄に、ファイルや通知メールを受信したいメールアドレスを記入(例: Please send the material to xxx@yyyy.ac.jp or use ArticleExchange.")して下さい。

  • 複写・現物貸与は出来たが、IFM決済のためダミーリクエストを米側へ送らなければならないとき

ダ ミーリクエストを送る前、相手館へ連絡を取り、ダミーリクエストで決済する旨ご連絡ください。また実際にリクエストを送る際、通常のリクエストと混同しな いよう、ダミーであることをauthorとtitleフィールドへご記入ください(ダミーであることが記載されていないと、新しいリクエストとして受付て しまうことがあります。):

                 “This is a dummy data for IFM payment for ILL No._______ (OCLC ILL No.) We have already received the document itself.”

  • 資料名を記入するフィールドをメッセージ用に使って下さい。

ILLフォームにあるコメント欄を使って相手館と上記のようなメッセージのやりとりが出来ますが、大事な連絡事項はauthorやtitle用フィールドを利用した方が効果的です。例えば依頼資料名の後の余白に以下のようなメッセージを書いて下さい:

IFM決算のためのダミーリクエストを送る場合 「This is a dummy data for IFM payment for ILL No._______ (OCLC ILL No.) We have already received the document itself.」(ILLナンバーを記入して下さい。この場合、依頼資料名は必要ありません)

複写物をPDFでメール添付で受け取りたい場合 「Please send the material in PDF to: xxx@yyyy.co.jp.」(依頼資料名の後の余白に記入して下さい) 

複写物をArticle Exchangeで受け取りたい場合: 「Please send the material via ArticleExchange.

         ★依頼は複写のみで、貸与扱いによる現物送付を避けたいとき: 「Please do not send the original.」 ー 北米に送った複写依頼が貸与扱いされ、現物が送られてしまう事故がありました。様々な原因が考えられますが、現物の送付を避けたい場合はこうした断り書きも有効です。

  • 北米側図書館に依頼した/された資料についてメール等で連絡を取る時、自館のOCLCコードを記載すると便利です。

GIF プロジェクト参加館は3ケタのOCLCコードを持っています。所属図書館名と共に、このOCLCコードを記載しておくと、相手館はこのコードによってその図書館との過去の履歴がすべて確認出来るので、問合わせに素早く対応出来ます。照会文中にコードがなかったり、文中にある図書館名と、OCLCに登録されている図書館名が一致しないと、履歴の確認に時間がかかってしまう可能性があります。OCLCで自館の登録情報を確認したい場合はこちらからどうぞ。

  • 北米側に依頼した/された資料について照会を行うとき、「ILL No.LA」で始まるナンバーを使ってはいけない理由。

ILL/DDリクエストを送信した時点で、自動的に「ILL No. LA」で始まるナンバーがそのリクエストに付与されますが、北米側に届くリクエストには、この「LA」で始まるナンバーは表示されません。北米側で使用しているILLナンバーで照会を行なって下さい(例: 「OCLC ILL no. xxxxxxxx」)。

         ★依頼の場合: コメント欄の「OCLC-ILLNUM」で始まる(現在9ケタ)ナンバーが、北米で使われているILLナンバーです。

         受付の場合:ISOGID欄に記載されているナンバー(現在9ケタ)です。

  • 北米側図書館へ課金する時は、必ず金額をドル建てで行なってください。

北米からILL/DDを依頼する際、依頼書には必ず、依頼館が支払える料金の限度「MAX COST」がドル建てで記載されています。この限度額を超える金額を「請求」すると、システム上でエラーが発生します。請求金額をドル建てではなく円建てで行なってしまうと、ほぼ確実にエラーとなってしまいます。

        換算レートは、特に規定が無い限り、ILL/DDを最初に受付けた日の前日のTTSレート(外為対顧客電信売相場)を使用して下さい。TTSレートは新聞等で確認出来ます。

         うっかり円建てで請求してエラーを発生させてしまった→相手館と連絡を取り、ダミーリクエストを作成して精算する必要があります。また、NACSIS-ILL上に残っているオリジナルレコードは、相手館の同意の上、NIIに依頼してCANCELへ強制推移させる必要があります。GIFプログラムマネージャー(illglobal@mm.itc.u-tokyo.ac.jp)にご連絡下さい。

  • OCLCの「4日間ルール(four days rule)」とUNFIL=other(27)について。

北米では、依頼・受付とも、リクエストを処理する時間は(土・日・祝日を除く)4日間と限られています。リクエストが4日以内に処理されない場合、そのリクエストは 「unfilled」として依頼館に差し戻されます。北米ー日本館でのリクエストであっても、この「4日間ルール」が適応されてしまいます。日本側から送った依頼が「UNFIL=other(27)」で謝絶された場合、おそらくこの4日間ルールが発動してしまったためと思われます。  

資料の貸与/複写は可能だが、「4日間ルール」の制限時間内に処理出来ない→ILLフォームにあるコメント欄を使って北米側依頼館へ連絡を取って下さい。コメント欄でメッセージを受送信するたび、4日間の時計がリセットされます。

北米からリクエストが届いたが、処理する前に「4日間ルール」が過ぎていた→北米側の依頼館がリクエストに受付図書館を複数指定していた場合、そのリクエストは次の受付候補館へ自動的に遷移されますが、受付図書館が複数指定されているかどうか、レコードから確認することは出来ないようです。もし依頼資料が提供可能であれば、メール等で依頼館へご連絡ください。また、システム上に残ってしまったレコードについては、NIIで強制キャンセル処理を行う必要があるので、お手数でもNIIへご依頼下さい。

北米からのリクエストについて、自動キャンセルされていたことに気が付かず、資料を発送してしまった→メール等で相手館に資料を送った旨を連絡して下さい。課金については当事者間で協議し、必要に応じてダミーレコードで決済を行なって下さい。相手館と連絡が取れない場合は、GIFプログラムマネージャー(illglobal@mail.janul.jp)にご連絡下さい。

  • リクエストが「UNFIL=other(27)」で謝絶されたのに、依頼した資料が届いてしまった。

レコードが「UNFIL=other(27)」で謝絶された場合でも、依頼した資料が送られてくる場合があります。これは、北米側の受付館が、リクエストがタイムアウトしてしまったことに気づかず依頼された資料を送ってしまうことがあるからです。キャンセルされたレコードを使って支払いに関する処理をすることは出来ません。北米側受付館とダミーリクエストの送受信を行う必要がありますので、GIFプログラムマネージャー(illglobal@mail.janul.jp)にご連絡下さい。

  • 書籍の複写依頼について、複写出来る量は資料全体の1/10程度が目安です。

北米図書館に複写依頼を出したのに、原資料が送付されてしまうケースがあります。日本のNACSIS-ILLとOCLC-ILLシステム間の転送トラブルで、複写依頼が貸与依頼に変更されてしまった可能性もありますが、複写の量がフェア・ユースで許される範囲以上だった場合、受付館の判断で現物貸与扱いとして資料を送付してしまうこともあります。複写はフェア・ユースの範囲内で行われます。一度のリクエストで複写出来る量は各受付館によって異なりますが、基本的に資料の1/10、論文集であれば論文1件程度が目安です。ご注意下さい。

多くの博士学位論文はProquest Dissertation Publishingで検索/ダウンロードが可能になっている他、学位を授与した大学の機関レポジトリで公開されています。電子化されていない博士論文の貸与/複写依頼があった場合、著作権保護期間が過ぎていれば、依頼された論文を機関レポジトリで優先的にアップロードしたり、既にPDF化された資料であれば、全ページ複写提供する場合もあります。各大学によってポリシーが異なりますので、複写あるいは貸与の可否について、所有大学の図書館にお問い合わせ下さい。

  • 郵送物の宛先には大学名および図書館名に加えて「Interlibrary Loan」又は「ILL」と明記してください。

北米で郵便物が行き先不明扱いになるトラブルが発生しています。また北米ILLスタッフ向けの送り票を添付してください。

 「OCLC リクエスト番号(ISOGID欄に記載されている番号)」と「大学のOCLCシンボル」があると、そのリクエストの書名や誰からのものかを特定できます。

 「Email Address」があると、何かの理由で北米が連絡したいときに便利です。

  • Emailアドレスは住所欄[OADRS]の最後に追記してください。NEW

コメント欄[SENDCMNT]や[OSTAF]に記載しても、北米側に転送されません。

  • 米ドル換算後、小数点以下の端数についてのお願い。NEW

OCLCのILL料金はUSドル建てで、小数点以下の端数は切上げるか、.25(25セント) .50(50セント).75(75セント)のように切りのよい金額でご請求いただけると効率的な処理が可能です。端数の扱いについては、会計規則等で定められている場合等を除いて、可能な限り、上記の処理にてご対応いただけると助かります。

North American Coordinating Council on Japanese Library Resources
北米日本研究資料調整協議会
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